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10 règles d’or pour augmenter sa productivité au travail

Article rédigé par : le 22 mai 2018.

 

Fais-tu partie de ces employés qui ne décollent pas de leur chaise et avalent un sandwich devant leur ordinateur sous prétexte qu’ils veulent quitter le bureau plus tôt?

Selon la rumeur, certains éteignent les lumières chaque soir, car ils sont les derniers partis.

Il semblerait que malgré ces privations, ils se couchent l’esprit peu apaisé avec un sentiment d’inachevé, en pensant aux éléments non rayés sur leur to-do list.

Si tu lis cet article, il se pourrait que ta réponse à la première question soit affirmative, et si c’est le cas, je compatis entièrement. Parce que tout comme toi j’ai connu ces jours peu glorieux, et nous sommes face à deux options qui comportent chacune un problème et une solution.

La première, il se pourrait que ta charge de travail soit trop élevée, si c’est le cas, je t’invite à en informer ton gestionnaire ou autres collaborateurs avant d’atteindre le stade critique de l’épuisement professionnel, plus connu sous le terme burnout.

La seconde, le mal dont tu souffres pourrait être un manque de productivité.

Bonne nouvelle, cela se soigne! Avec une bonne dose de patience, de persévérance et d’autodiscipline, n’importe qui peut augmenter sa productivité au travail!

 

Portrait du productif

Mais qui sont ces professionnels productifs?

On croise tous, à un moment ou un autre dans sa carrière, des employés comme Luigi et Sandra. Je fais référence à ces collègues qui gèrent le même nombre de dossiers que toi, mais qui arrivent et repartent à une heure décente, se portent volontaires pour accomplir de nouvelles tâches, sont reconnus pour la qualité exceptionnelle de leur travail et promus!

Non, ils ne sont ni dotés de pouvoirs magiques, ni sous l’effet de substances illicites, ils sont tout simplement productifs et performants!

Ils sont plus performants que quiconque

Ils sont plus performants que quiconque

 

Qu’entend-on par « productivité » et pour quelles raisons cela devrait s’inscrire dans le mode de fonctionnement de tout professionnel digne de ce nom?

Productivité rime avec efficacité, simplicité, ingéniosité, priorité, proactivité, créativité et rentabilité.  Ces notions sont inter reliées, et cela signifie tout simplement faire moins pour accomplir plus.

En tant qu’employé(e) ou entrepreneur, tu es rémunéré pour produire des livrables dans un temps donné, par exemple 35 heures par semaine. Tu deviens productif lorsque tu es en mesure de produire les mêmes livrables en moins de temps.

Cette compétence semble optionnelle, certes, mais elle devient nécessaire si tu souhaites simplifier ton quotidien et t’épanouir professionnellement.

 

Portrait de l’anti productif

Portrait de l'anti productif

Portrait de l’anti productif

 

« Nous n’avons pas trop peu de temps, mais nous en perdons beaucoup» selon Sénèque.

Contrairement à Luigi et Sandra ou tout autre individu productif, l’anti productif n’opte pas toujours pour les solutions les plus efficaces, et manquera de temps quoiqu’il arrive. Cette personne demeure convaincue du fait que le temps est élastique, et que des journées de 36 heures pourraient être la solution à son problème.

Par conséquent, des semaines de travail de 35 heures, 37.5 heures ou 40 heures ne lui suffisent pas.

Les impacts de cette lacune se ressentent dans l’immédiat, mais aussi à moyen et long terme.

Une personne anti productive finit par manquer de temps

Une personne anti productive finit par manquer de temps

 

Penses-tu qu’en étant dépassé par les événements, épuisé physiquement et psychologiquement, les conditions sont idéales pour apprécier le quotidien, et faire évoluer une carrière?

Permets-moi d’en douter!

Face à un tel désordre, la gestion du temps et des priorités est souvent chaotique. Cela ressemble davantage à un mode survie, et lorsqu’on lutte pour garder la tête hors de l’eau et éviter de se noyer, l’amélioration de l’endurance est reléguée au second plan.

Si tu estimes que tu es anti productif, je souhaite que tu puisses bientôt conjuguer ce problème au passé simple grâce à ces dix règles d’or :

 

1. Identifie et élimine les voleurs de temps

Il paraît qu’il faut toujours un coupable lorsqu’un problème est identifié. Je te demande donc de dresser la liste de tous ces éléments, événements et individus qui surgissent comme un cheveu sur la soupe, et font un usage inapproprié de ton temps, te rendant contre-productif.

Les nouvelles technologies nous simplifient la vie à bien des égards, cependant, le dicton « tout excès nuit » s’applique parfaitement à Facebook, Instagram, Snapchat, WhatsApp, Viber et autres applications addictives.

Par conséquent, la cure de désintoxication technologique s’impose face à ces sources de distraction.

Je t’invite à lire les témoignages d’individus ayant réduit voir supprimé les réseaux sociaux de leur vie et ayant gagné en productivité. Sans être aussi radical, une consommation modérée est toujours souhaitable.

Dans La semaine de 4 heures, Tim Ferris souligne le fait que nous sommes submergés d’informations, sources de distractions fréquentes. Il préconise le « Low information diet« , une sorte de régime faible en distractions médiatiques, qui consiste à supprimer les notifications, infolettres, fils de nouvelles, etc.  La démarche te prendra un peu de temps au départ, mais au final, tu seras gagnant car l’économie de temps sera remarquable.

Les voleurs de temps ont plusieurs visages et peuvent être des êtres humains qui, au premier abord, semblent inoffensifs. Te retrouves-tu parfois dans des situations inconfortables où tu réfléchis à un stratagème pour échapper à un individu incapable d’écourter une discussion? C’est toi qui risques d’accumuler du retard si tu embarques dans chacune des conversations sur la cruauté de la belle-mère de John ou les exploits sportifs de sa progéniture.

Tu pourrais éventuellement t’isoler, le temps de finaliser certaines tâches demandant davantage de concentration. Ou propose gentiment à John de poursuivre la conversation autour d’un café ou d’un bon repas.

 

2. Ne réponds jamais à un numéro inconnu

Ce point aurait pu faire partie du paragraphe précédent, mais j’estime qu’il mérite à lui seul d’être explicité.

Derrière un numéro masqué peut se cacher un expert en vol de temps. Lorsque tu décides de répondre à un  appel inattendu d’un numéro inconnu, non seulement tu es interrompu au milieu d’une tâche, mais aussi le temps planifié à l’origine pour d’autres tâches se retrouve restreint.

Qui plus est, tous les interlocuteurs ne sont pas les rois de la concision.

Pour éviter de paraître impoli(e), nous les laissons souvent s’exprimer jusqu’au bout, sur des sujets qui auraient pu être réglés à un autre moment, via un autre média, et de façon plus rapide et efficace.

 

3. Planifie ta semaine et ta journée

De nombreux experts et entrepreneurs recommandent de planifier sa semaine le vendredi. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des jours à venir et d’être en mesure d’évaluer sa capacité de travail et la possibilité ou non d’y insérer d’autres responsabilités ou rendez-vous.

De la même manière, il est suggéré de planifier chaque journée la veille, avant de quitter son lieu de travail. On est ainsi plus zen et on contrôle la situation.

Cela ne se résume pas à établir une to-do list comprenant un nombre interminable de tâches à accomplir dans la semaine, d’être plus stratégique dans sa planification. Les actions susceptibles de produire  le plus d’impact devraient être priorisées.

C’est le principe de la loi de Pareto.

Un agenda électronique te permet d’allouer du temps à chaque tâche, il est important d’adopter la même pratique avec une liste écrite. Cela permet de dédramatiser certaines obligations qui semblent insurmontables, et de mieux gérer son temps.

 

4. Bloque du temps pour tes tâches récurrentes

Que l’on soit entraîneur sportif, courtier en assurance ou directeur marketing, certaines tâches demeurent récurrentes : envoi d’un rapport hebdomadaire, prospection de clients potentiels, veille concurrentielle, répondre à des courriels, etc.

Par proactivité, il serait pertinent de bloquer systématiquement du temps dans notre agenda pour ces tâches. Selon la réalité de l’environnement de travail, y consacrer une heure le matin et une heure l’après-midi permet de s’assurer que ces tâches sont réalisées.

Si tu utilises un calendrier Outlook partagé, cela permet à tes collaborateurs de ne pas empiéter sur ces créneaux. Cela te permet non seulement de travailler sur tes livrables, mais aussi d’ajuster ta journée et tes priorités.

De plus, cela laisse une marge de manœuvre pour la gestion des imprévus!

 

5. Planifie du temps pour répondre à tes courriels

Répondre à des courriels est une tâche récurrente dans de nombreuses professions. Cette action anodine peut aisément prendre une ampleur ingérable lorsqu’elle n’est pas maîtrisée.

Dans son best-seller intitulé La semaine de 4 heures, l’auteur Tim Ferris affirme que consulter et répondre à ses courriels en démarrant ou en terminant la journée est anti-productif. Il recommande de planifier du temps au quotidien dans son agenda pour cela.

Selon ses conseils, les courriels devraient être traités après avoir accompli au moins une des grandes priorités du jour. Il insiste sur le fait qu’on ne devrait pas passer la journée à consulter constamment ses courriels mais plutôt se concentrer sur les grandes priorités.

La gestion des courriels devrait pouvoir se faire deux à trois fois par jour.

Si la culture de ton entreprise le permet, il va jusqu’à suggérer de mentionner les moments où nous prenons connaissance des messages dans notre signature de courriel.

 

6. Crée des gabarits

Certaines tâches sont récurrentes et certains documents le sont aussi. Si tu envoies souvent les mêmes courriels, rapports ou autres documents, le fait de créer des gabarits te fera gagner un temps fou. Cela t’évitera de ressaisir manuellement les informations avant chaque envoi.

Pour cela, Internet regorge d’outils plutôt bien faits en français et en anglais. Tu trouveras ici quelques exemples de courriels professionnels en français et en anglais, que tu es libre de réadapter en fonction de tes besoins.

 

7. Dis adieu au multitasking

Il y a une époque où le multitasking ou habileté de passer fréquemment d’une tâche à l’autre dans un court laps de temps, était jugé sexy. C’était tellement cool que ça faisait partie des compétences requises dans la plupart des descriptifs de postes.

Mais tout comme les vêtements fluorescents des années 80, qui ont refait surface brièvement (Dieu merci), le multitasking est aujourd’hui has been.

À l’ère du développement personnel et de l’évangélisation de la zénitude, il est désormais recommandé de découper ses objectifs en plusieurs tâches, et d’accomplir une tâche jusqu’au bout en se concentrant de façon optimale, avant de passer à la suivante.

C’est le cas de Léo Babauta, fondateur du blogue Zenhabits, qui considère cette méthode comme étant la plus productive. Il préconise de se concentrer quelques minutes sur une tâche sans interruption avant de passer à la suivante.

C’est similaire au principe de la technique Pomodoro. Plusieurs applications sont disponibles pour nous aider à nous à nous concentrer sur une tâche de façon optimale.

 

8. Apprends à dire non

Dans L’art de la simplicité, Dominique Loreau  nous rappelle le fait qu’une personne ne se jettera pas du haut d’une falaise parce qu’on lui a dit non.  Elle insiste sur le fait que cela nous permet avant tout d’honorer un engagement envers nous-mêmes.

Dans un contexte professionnel, il existe plusieurs manières politiquement correctes de dire non et décliner les demandes qui pourraient porter atteinte à notre gestion du temps et notre productivité.

Lorsque tu as des échéanciers serrés ou que tu te sens sous pression, il est préférable de de compléter ton travail et d’honorer tes engagements avant d’accepter une charge de travail supplémentaire.

Dès que tu auras repris le contrôle, tu seras en mesure d’en faire plus.

 

9. Prends une pause, ce n’est pas négociable

C’est très tentant de travailler sans arrêt, mais selon ton domaine d’emploi, il se peut que le travail ne soit jamais fini.

C’est donc à toi que revient la responsabilité d’appuyer sur pause, de changer de décor et t’aérer l’esprit.

Je t’invite à relire mon article Six bonnes raisons d’éviter l’ordi pendant l’heure du lunch, qui soulignait l’importance et les bienfaits de la pause du midi.

 

10. Fais des outils technologiques tes alliés

Lorsqu’ils sont maîtrisés, les outils technologiques dont tu disposes t’aident à gagner du temps et à augmenter sa productivité au travail. Il est tout à ton avantage de les maîtriser et les exploiter le plus possible.

Par exemple, les raccourcis clavier te permettent de réduire le nombre de clics et de faire en une simple manœuvre ce qui se fait parfois en plusieurs clics. Parmi les cinquante raccourcis clavier énumérés dans cet article, tu trouveras certainement ton bonheur.

Contrairement à la génération de nos parents et grands-parents, Internet nous donne accès à des sources  encyclopédiques telles que Wikipédia ou autres informations plus ou moins fiables comme Google.

Des vidéos YouTube permettent également d’avoir un mode d’emploi audiovisuel, sans devoir réinventer la roue.

 

En appliquant ces dix règles, sois certain que toutes ces minutes gagnées, lorsqu’elles sont additionnées, représentent un gain de temps considérable.

Et maintenant que tu es une personne productive, de quelle manière réinvestis-tu ce temps gagné au profit de ta carrière?

À l'attaque!

À l’attaque!

 

1. Sois généreux et donne de ton temps

« La générosité est une vertu de grande allure », disait Albert Camus.

Cette vertu étant admirable, il serait bon d’en faire usage pour aider des collaborateurs souhaitant bénéficier de tes compétences.

De plus, quelle que soit la taille de l’organisation, l’implication sociale prend une part de plus en plus importante et devient quasi incontournable. Profite du temps gagné pour soutenir une cause qui te tient à cœur, ou pourquoi ne pas proposer de nouvelles collaborations avec des organismes de bienfaisance que tu aurais identifiés.

 

2. Formation et amélioration continues

Sur le plan professionnel, chacun aspire à s’améliorer et devenir expert dans son domaine. Le temps gagné peut être réinvesti dans de l’autoformation pour acquérir de nouvelles compétences et être plus performant.

De ta propre initiative, n’hésite pas à prendre connaissance des cours offerts à moindre coût (environ 15$) sur des sites de référence tels que  Lynda et Udemy

Certaines entreprises, soucieuses de l’évolution de leurs talents, proposent des formations et conférences facultatives, en présentiel ou en ligne.

Il existe également des cours offerts par des institutions de renom, telles qu’HEC Montréal ou l’Université Harvard.

Ces connaissances acquises et ce temps gagné pourraient être utilisés au profit de l’amélioration continue de ton équipe : amélioration de processus, de façons de faire, ou propositions de nouveaux outils. Cela te permettrait de commencer à accomplir des tâches à la hauteur du poste que tu vises. Alors pourquoi s’en priver?

 

3. Réseautage interne

Es-tu certain de t’être approprié la culture de ton organisation et d’avoir un réseau interne bien développé?

Maintenant que tu as du temps libre, c’est l’occasion de tisser des liens au sein même de ton entreprise. Le réseautage te permettra non seulement de sortir de ta zone de confort, de développer tes compétences interpersonnelles, mais aussi de bénéficier du soutien et de l’expertise de personnes compétentes (mentors).

De plus, nul ne sait ce que nous réserve l’avenir, cela pourrait t’ouvrir certaines portes, jusqu’alors hermétiquement fermées.

 

Conclusion

Nous vivons dans une société où manquer de temps et être occupé est considéré comme un signe de dynamisme et de vivacité.

Trop souvent, nous oublions que ce n’est pas le temps qui passe, mais nous qui passons.

Le temps est donc une denrée rare dont il faut savoir faire bon usage. Car tout comme les neurones, le temps gaspillé ou mal utilisé est perdu à jamais et ne se régénère jamais.

En étant productif, tu fais bon usage de ton temps, tu l’optimises pour faire évoluer ta carrière. Cela contribue non seulement à ton rayonnement, mais aussi à ton épanouissement et ta sérénité. Rappelle-toi de Luigi et Sandra, ces champions de la gestion du stress et du temps, dont la zénitude reste légendaire…

Mon petit doigt me dit que tu rejoindras bientôt leur clan!

 

4 Commentaires

  1. Je m’en vais appliquer ces précieux conseils et vous reviendrai avec mes feedbacks très vite.
    Excellent

  2. Instructif et dans l’air du temps. Great job.

  3. Merci pour ces bons conseils!! Même si certains font partie de mon quotidien d’autres vont s’y ajouter très vite, c’est certain!!
    Merci encore et bravo!

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