Les 5 trucs de productivité du parfait gestionnaire

Voici 5 trucs concrets pour faire un premier pas vers une bonne gestion de ses priorités au travail.

1. Envoyez les ordres du jour à l’avance

À chaque semaine, une trop grande portion du temps des gestionnaires est consacrée aux réunions qui n’en finissent plus. Avec une meilleure planification vous réduirez le temps passé en réunion.

Avant que votre adjointe administrative n’envoie la demande de réunion aux participants, demandez-lui de préparer l’ordre du jour et de la joindre au courriel. Spécifiez dans l’envoi que les sujets qui ne seront pas soumis à l’avance ne seront pas traités. Ainsi, vous préviendrez le rallongement imprévu des rencontres.

Un autre truc consiste à spécifier sur l’ordre du jour la nature des points à discuter, à savoir s’ils sont informationnels, décisionnels ou sujets à discussion. Vous pourrez ainsi éviter de rediscuter des points qui sont à l’aube d’être décidé.

Enfin, indiquez le temps alloué aux points nécessitant une discussion et ne le dépassez pas. Des ordres du jour mieux construits et envoyés à l’avance démontreront vos qualités de gestionnaire.

2. Confiez un pouvoir discrétionnaire à vos employés quant aux dépenses

Est-ce que l’approbation de dépenses devrait être une priorité? Bien sûr que non! Pour éviter de perdre votre temps dans l’approbation de comptes de dépenses, établissez un montant avec lequel vous êtes à l’aise (100$, 200$, 300$, etc.) qui permettra aux employés d’effectuer des dépenses dans le cadre de leur travail et ce, sans avoir à obtenir votre approbation au préalable.

Du même coup, cela instaurera une culture de confiance bénéfique à l’organisation.

Surtout, vous rendrez vos employés plus productifs eux-aussi!

3. Rendez des faveurs et complimentez

Ne négligez pas les habiletés politiques quand il est question de productivité. Vous devez donner le goût aux autres de travailler pour vous!

En complimentant son prochain et en lui rendant parfois des faveurs, vous êtes susceptibles de faire avancer vos projets plus facilement, d’obtenir l’adhésion des troupes quand vous en aurez le plus besoin, d’inciter subtilement vos collaborateurs à se saisir de dossiers qui ne sont habituellement pas de leur ressort, etc. Bref, une belle façon de susciter des retours de faveurs (consciemment ou inconsciemment) de leur part.

Prioriser les dossiers des autres avec pour but d’augmenter sa productivité personnelle est un truc qui s’inscrit sur le long terme. Sans tomber dans la flagornerie, n’exagérez pas sur le nombre de faveurs ou sur leur ampleur. Sachez faire la juste part des choses pour éviter d’être perçu comme un manipulateur.

4. Fixez vos échéanciers selon l’« effet de similarité »

Olivier Schmouker, blogueur sur lesaffaires.com avait mis en lumière, il y a plus d’un an maintenant, une étude particulièrement intéressante du professeur Dilip Soman (Université de Toronto) et de la doctorante Yanping Tu (École de commerce Booth à Chicago).

Les résultats de l’étude démontraient une plus grande propension à initier une tâche d’après l’« effet de similarité » :

• Sur une échelle d’une semaine, l’échéancier doit être fixé le même jour la semaine suivante (ex. lundi de cette semaine à lundi de la semaine suivante);
• Sur une échelle de 2-3-4 semaines, l’échéancier doit être fixé dans le même mois (ex. début juin à fin juin);
• Sur l’échelle de plusieurs mois, l’échéancier doit être fixé la même année (ex. début 2015 à fin 2015)

Que ce soit les échéanciers que vous fixerez pour vous-même ou ceux pour vos employés, suivez ce truc bien simple et mesurez-en les impacts!

5. Revoyez l’organisation du lieu de travail

Voici une astuce qui demande de l’observation et dans une certaine mesure, une bonne dose de courage managérial. Par exemple :

• 2 de vos employés perdent du temps à discuter? Éloignez leur cubicule l’un de l’autre;
• Votre assistante marche la distance d’un corridor pour se rendre à l’imprimante? Déplacez l’imprimante ou si ce n’est pas possible, achetez-lui sa propre imprimante;
• Vos employés techniques travaillent sur 2 logiciels simultanément? Fournissez-leur un deuxième écran d’ordinateur;
• Les dossiers physiques s’empilent? Engagez un archiviste sur une base temporaire.

Pour exécuter de telles choses, notons qu’il faut également être à l’écoute de ses subordonnés. La simple observation a ses limites, car vous voudrez éviter de franchir la ligne subtile qui délimite la saine gestion et l’intrusion abusive dans les opérations (autrement appelé « micromanagement »).

Et vous, avez-vous des trucs qui augmentent votre productivité au quotidien?