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Comment survivre en espace de travail collaboratif?

Article rédigé par : le .

Imagine que tu es sur le point d’accepter une offre d’emploi, et ton futur employeur t’annonce que ton quotidien se déroulera dans un espace de travail collaboratif…

espace de travail collaboratif

 

Les employés d’une entreprise faisant le virage vers des bureaux collaboratifs sont obligatoirement préparés à ce changement par diverses communications internes, des visites, des rencontres, des webinaires, etc.

Mais qu’en est-il de toi, nouvel employé intégrant un tel environnement sans transition?

 

 

Une histoire vécue

Avant d’entrer dans le vif du sujet, lis attentivement cette histoire basée sur des faits réels.

Il  y a dix ans, une Parisienne fraîchement débarquée à Montréal décida de postuler au sein d’une grande entreprise du domaine des médias.

Conviée par la responsable des ressources humaines et son futur gestionnaire à une entrevue, dans un bureau quelconque, elle accepta sans hésitation une offre verbale qu’elle signa le lendemain.

Dès les premières secondes, en voyant ce qui allait être son quotidien pour une durée indéterminée, son sang ne fit qu’un tour  : cubicule assorti à la moquette grise et des collègues qui ne respiraient pas la joie de vivre.

Acceptant son triste sort pendant six mois, elle a compris que sa première impression n’était pas un caprice dû à un goût prononcé pour les jolies choses.

L’ambiance de travail était à la couleur des locaux et ses habitants…

Arrêtons le mystère.

Cette femme, c’est moi, et j’aurais dû investiguer davantage!

Ma patience et mon masochisme ayant des limites, j’avoue sans aucune honte avoir mis fin de façon prématurée à ce contrat de travail.

Mon cerveau et moi nous sommes mis d’accord pour oublier ce que je qualifie aujourd’hui de fâcheuse mésaventure.

Morale de l’histoire : l’environnement de travail est un élément crucial. Dorénavant, je demande toujours à voir les locaux avant la signature d’un contrat.

 

 

L’avènement des nouvelles technologies révolutionne le monde professionnel, et cela impacte notamment nos environnements de travail.

Au courant des dernières décennies, se sont succédé les bureaux individuels et les bureaux partagés par deux ou trois personnes avec lesquelles il valait mieux avoir des relations harmonieuses compte tenu de la promiscuité.

Les « open-space »,  perçus à l’époque comme un symbole de modernisation, se sont ensuite imposés.

Ils seront plus tard critiqués par certains employés et sociologues du travail pour leur côté bruyant, stressant et impersonnel.

Dorénavant, le summum du cool comprend le télétravail, les espaces de coworking, mais aussi les espaces de travail collaboratifs.

 

 

Mais concrètement, qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif?

Cependant, comme son nom l’indique, un espace de travail collaboratif est conçu pour favoriser la collaboration, mais aussi briser les silos entre les employés d’un même secteur et faire tomber les barrières hiérarchiques

Souvent lumineux et équipés d’un mobilier ergonomique, moderne et un style épuré, ces espaces combinent à la fois des aires ouvertes, des zones de collaboration et de concentration, des espaces fermés plus intimes pour les appels ou rencontres confidentiels et des aires communes conçues pour les pauses café et les discussions informelles.

 

Dans un espace de travail collaboratif, tu dis adieu aux bureaux assignés et personnalisés. Peu importe ta place dans la hiérarchie de l’entreprise, chaque matin, c’est la surprise du chef. Tu vas t’asseoir où il y a de la place, en fonction du type de tâche que tu dois accomplir.

Qui dit « espace de travail collaboratif » dit utilisation d’outils de travail collaboratifs et réduction du papier. Bien souvent, l’entreprise proposera des téléphones logiciels (softphone), ordinateurs portables ou tablettes adaptés à ce style de vie nomade, ainsi que des outils technologiques simplifiant le travail en équipe comme Microsoft Office 365, Microsoft Teams ou Skype Entreprise.

Attention de ne pas confondre les espaces collaboratifs avec le coworking, où des travailleurs autonomes partagent  un espace en échange d’un montant x pour une durée déterminée.

À Montréal, plusieurs entreprises telles que la Banque Nationale, Deloitte ou encore Raymond Chabot Grant Thornton ont désormais des bureaux collaboratifs.

À travers le monde, certaines firmes spécialisées en aménagement de bureaux élargissent désormais leur offre aux espaces de travail collaboratifs.

Hausse du télétravail, besoin de réaliser des économies en coûts de location ou cohésion des troupes, les motivations derrière cette décision diffèrent selon chaque organisation.

Quoi qu’il en soit, ces nouveaux espaces de travail émergents représentent un argument d’attraction de talents.

Du point de vue de l’employeur, cela démontre un esprit novateur, une prise de conscience du bien-être des employés, ainsi qu’un réel souci de mobilisation de ces derniers.

 

 

Voici quelques conseils pour survivre en espace de travail collaboratif :

 

 

1. Privilégie le confort et le minimalisme

Commençons par deux aspects pratico-pratiques : le confort et le minimalisme.

 

Premièrement, ton confort devrait être assuré. Les espaces de travail collaboratifs t’offrent différents postes de travail. Cependant, certains ne sont pas conçus pour effectuer un travail de longue haleine.

De plus, la hauteur des sièges et de certains bureaux étant ajustable, assure-toi du fait que ton poste de travail est ergonomique, en t’aidant des recommandations de la CNESST (Commission des normes, de l’équité, de la santé et la sécurité au travail).

La sédentarité seule représentant un réel danger, ajouter à cela une mauvaise posture quotidienne serait un cocktail explosif pour notre santé.

Deuxièmement, sache que le seul endroit qui t’est alloué est un casier dans lequel tu déposes tes effets personnels.

Oui, dit comme ça, cela te fait penser à une prison, je te rassure, tu restes libre et ton quotidien s’apparente davantage à celui d’un nomade.

Tu dois impérativement faire le deuil des photos de ton chien et du cactus qui embellissaient ton bureau.

Éliminer le superflu est vital, il est fortement recommandé de conserver uniquement ce qui est utile et adapté à tes besoins.

Tu constateras que tout comme les écoliers, la majorité des employés dans ce type de bureaux possèdent un sac à dos. Logique, non? Cela reste le moyen le plus ergonomique de transporter tes affaires d’un lieu à un autre.

 

 

2. Comme en colocation, respecte les règles implicites et explicites

Un espace de travail collaboratif, c’est un peu l’auberge espagnole, tu partages ton quotidien avec de nouveaux colocataires.

La seule différence, c’est ce que dans la majorité des cas, tu ne connais pas toujours leur date d’arrivée, et encore moins leur date de départ.

Pour cohabiter pacifiquement, il est fortement recommandé de respecter les règles implicites et explicites.

 

Certaines règles sont effectivement listées et mises à disposition des employés, il est plus facile de les appliquer, bien que ce ne soit pas toujours le cas.

Il existe également des règles tacites, liées au savoir-être, telles que la courtoisie (se dire bonjour et au revoir), éviter les nuisances sonores et olfactives, garder les espaces communs propres et enfin respecter le besoin de concentration ou d’isolement.

Je développe davantage ce dernier aspect dans le point suivant.

 

 

3. Adopte des stratégies efficaces pour te concentrer

Comme tu peux le deviner, se concentrer n’est pas toujours évident dans les espaces collaboratifs.

Tout le monde n’est pas en mesure de faire abstraction du bruit environnant. Conversations téléphoniques, discussions entre collègues, blagues, rires, etc. représentent de véritables nuisances sonores qui font de la concentration en aire ouverte un vrai défi.

 

La solution idéale serait de pouvoir se retirer dans une zone de concentration, cependant il se peut que ce ne soit pas toujours envisageable.

De ce fait, il faut être stratégique en se créant des murs invisibles.

Sans nécessairement avoir un regard à la Pablo Escobar, tu peux adopter un langage corporel qui retarde la session de bavardage ou poser un casque sur tes oreilles avec ta musique préférée.

 

 

4. Exploite tous les espaces pour être productif(ve)

Proposant une diversité de lieux adaptés aux différentes tâches accomplies par les employés, ces espaces professionnels sont censés être plus propices à la productivité.

Encore faut-il exploiter tous les espaces et leurs fonctionnalités. Il est facile de tomber dans le piège de se retrouver tous les jours dans la même zone de travail attiré(e) par des visages familiers.

 

S’installer par simple réflexe dans le même espace sans tenir compte du type de tâche à effectuer peut être contre-productif.

Je te donne un exemple concret : si tu as une présentation écrite à préparer et que cela requiert de la concentration, il vaut mieux t’isoler et éviter les distractions d’une zone dédiée à la communication.

Sinon, il se pourrait que tu rentres le soir, peu fier de ton travail inachevé et des heures supplémentaires que tu vas devoir y consacrer.

Afin d’éviter ce type de scénario, il peut être judicieux de planifier ta mobilité géographique la veille, et effectuer une réservation de salle si nécessaire.

 

 

5. Réseaute à l’interne (oui, c’est possible!)

Les interactions étant facilitées dans les espaces de travail collaboratifs, chaque journée représente une occasion de réseautage.

Comme pour un 5 à 7, n’hésite pas hésiter à te présenter auprès de tes nouveaux colocs et expliquer brièvement  ton rôle au sein de l’organisation.

Mémorise le prénom et la fonction de chacun, et pourquoi ne pas les inviter à rejoindre ton réseau LinkedIn?

Ce type de bureaux est également propice au développement professionnel, car le partage d’informations est simplifié et parfois instantané.

 

Sans que cela soit calculé ou stratégique, tu peux te démarquer par ton allure, ton attitude positive et ton professionnalisme.

Qui sait quelles portes pourraient s’ouvrir ?

À l’inverse, attention à l’humeur de cochon et aux mauvaises manières qui pourraient te desservir.

Tu es vu et entendu par un plus grand nombre, alors dans la mesure du possible, tentes de marquer positivement les esprits.

 

 

Conclusion

Si tu acceptes de travailler au sein d’une entreprise offrant des espaces de travail collaboratif, l’adaptabilité sera ta meilleure alliée.

Mais avant tout, laisse-toi le temps de t’acclimater à ce nouveau rythme, car c’est un changement susceptible de bousculer le quotidien.

Pour réussir cette transition, il vaut mieux s’abstenir de ressasser le passé.

Il est préférable de tirer profit des différents lieux et outils mis à ta disposition, des nouvelles rencontres et occasions de développement professionnel, et te perfectionner dans l’utilisation des nouvelles technologies.

Si toutefois tu demeures inconsolable en repensant à ton ancienne routine, ton cadre photo, tes stylos multicolores et autres gadgets qui décoraient ton bureau, il se peut que ce ne soit pas fait pour toi.

Après tout, tous les goûts sont dans la nature. Mais, j’ai comme le sentiment que le monde du travail de demain nous réserve encore bien des surprises.

Alors, prépare-toi!

 

 

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